Politique relative à la protection des renseignements personnels
Le préambule
La Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels dans le secteur privé, aussi appelée Loi 25, apporte des modifications significatives aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels (RP) dans le secteur privé à laquelle les organisations à but non lucratif au Québec étaient déjà assujetties. Ces modifications assurent une protection accrue des renseignements personnels et des nouveaux droits des citoyens ainsi qu'une gestion des données plus responsable et transparente par les organismes.
Le Regroupement Soutien aux aidants Brome-Missisquoi (RSABM) est un organisme dont la mission est de prévenir et soulager l'épuisement des Personnes Proches Aidantes (PPA) en leur offrant du répit, de la relation d'aide et de la formation. Le RSABM recueille, utilise et communique des renseignements personnels aux fins de la prestation de nos soins et services, et au fonctionnement de notre organisme.
Champs d'application
La présente politique s'applique à tous les renseignements personnels recueillis aux fins de la prestation de nos soins et services, et au fonctionnement de notre organisme. La politique s'applique à toute personne qui œuvre au sein de nos organismes, qu'elle soit bénévole, employée, ou administratrice.
Objectifs
La présente politique vise à encadrer toutes les phases du cycle de vie des renseignements personnels détenus par le RSABM.
Définitions
Anonymisation : Le fait d'anonymiser certains renseignements personnels afin de pouvoir les utiliser pour des fins sérieuses et légitimes (par exemple : conservation des informations requises aux fins d'une inspection fiscale).
Consentement : Acceptation volontaire de ce qui est fait ou proposé. Le consentement peut être implicite ou explicite. Le consentement explicite est expressément donné verbalement ou par écrit. Il y a consentement implicite lorsque le comportement ou l'inaction de l'intéressé permet raisonnablement de conclure au consentement.
Désindexation : Le fait de cesser de diffuser les renseignements personnels ou de désactiver tout hyperlien rattaché à un renseignement personnel.
Renseignement personnel : Tout renseignement qui concerne une personne physique et permet, directement ou indirectement, de l'identifier.
Rôles et responsabilités
Conseil d'administration :
- Désigner un responsable de la protection des renseignements personnels
- Adopter les politiques requises et veiller à leurs applications
Direction générale (responsable de la protection des renseignements personnels) :
- Assurer l'application de la présente politique et sa mise en œuvre
Bénévoles, employés :
- Respecter la présente politique
- Respecter l'entente de confidentialité signée lors de l'embauche ou l'intégration bénévole
Procédure
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1. Collecte des renseignements personnels et obtention du consentement
1.1 Collecte des renseignements personnels
Le RSABM recueille des renseignements personnels dans le cadre de ses activités et pour son fonctionnement.
1.2 Obtention du consentement
Le RSABM s'assure d'obtenir le consentement manifeste, libre et éclairé, pour l'utilisation, la communication et la conservation des renseignements personnels lors de la collecte de ceux-ci.
1.3 Inventaire des renseignements personnels
Les renseignements personnels recueillis par le RSABM sont inscrits sur notre inventaire des renseignements personnels.
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2. Accès et utilisation des renseignements personnels
2.1 Accès aux renseignements personnels
L'accès aux renseignements personnels est limité aux seules personnes ayant la qualité pour les recevoir au sein de l'organisme et lorsque ces renseignements sont nécessaires à l'exercice de leurs fonctions.
2.2 Utilisation des renseignements personnels
Les renseignements personnels recueillis sont utilisés dans le but d'atteindre l'objectif principal et légitime pour lesquels ils ont été collectés, ou à des fins compatibles avec cet objectif. Voir Annexe 1.
2.3 Autorités gouvernementales et des organismes d'application de la loi
Le RSABM peut divulguer des renseignements personnels et d'autres renseignements si nous y sommes tenus en vertu des lois, notamment fiscales, ou si nous croyons de bonne foi que cette divulgation est nécessaire pour respecter les lois applicables, en réponse à une ordonnance d'un tribunal ou à une assignation à témoigner ou à un mandat de perquisition du gouvernement, ou autrement pour collaborer avec de telles autorités gouvernementales et de tels organismes d'application de la loi.
2.4 Fournisseurs web
Puisque le RSABM utilise les services de sites tiers, comme Google et Facebook, pour promouvoir ses contenus et ses offres, ces tiers peuvent utiliser des témoins, pixels invisibles ou autres technologies similaires sur le disque dur pour collecter ou recevoir des informations à propos de la navigation sur le site internet de l'organisme et ailleurs sur Internet.
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3. Conservation et destruction des renseignements personnels
3.1 Conservation des renseignements personnels
Les renseignements personnels recueillis par le RSABM sont conservés pour la durée nécessaire aux fins prévues dans la présente politique et aux fins d'être conforme aux obligations légales et règlementaires. Un document intitulé délais de conservation précise la durée de conservation de chaque type de RP détenu par l'organisme.
3.2 Destruction des renseignements personnels
L'organisme procède à la destruction des dossiers papier et des dossiers électroniques selon un calendrier établi.
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4. Engagements de confidentialité des intervenants ayant accès aux RP
Toute personne pouvant avoir accès aux renseignements personnels d'un individu détenus par le RSABM signe un engagement à la confidentialité :
• Membres des conseils d'administration
• Bénévoles, employés -
5. Droits des personnes en lien avec les renseignements personnels détenus par le RSABM
Le RSABM reconnait le droit des personnes d'être informées sur l'existence, l'utilisation et la communication de ses renseignements personnels et d'obtenir accès à ses renseignements. Il veille à ce que les politiques et procédures en lien avec la protection des renseignements personnels soient simples, claires et facilement accessibles au public ainsi qu'à toute personne en faisant la demande.
Les personnes pour lesquelles le RSABM détient des RP ont le droit de demander en tout temps que leurs renseignements personnels soient rectifiés, détruits, désindexés ou anonymisés (à l'exception des informations requises précédemment figurant aux reçus d'impôt pour une période de 6 ans).
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6. Adoption
La présente politique a été adoptée à l'unanimité par les membres du Conseil d'administration à la réunion du 22 février 2024.
Annexe 1 - Informations à notre clientèle concernant l'utilisation de vos renseignements personnels
Renseignements personnels collectés
Nous ne recueillons que les renseignements personnels que vous avez consenti à nous fournir. Nous limitons la collecte de vos renseignements personnels à ce qui est nécessaire aux fins de l'établissement, de la gestion et du maintien de notre relation avec vous. Par exemple, des renseignements personnels pourraient être recueillis au moment de votre inscription à l'infolettre, au moment de votre adhésion à titre de membre, de participant ou de bénévole, de votre don à notre organisation ou de la soumission de questions, commentaires ou suggestions, et pourraient inclure, sans s'y limiter, des renseignements d'identification comme votre prénom, votre nom de famille, votre adresse, votre numéro de téléphone et votre adresse courriel, ou toute autre information nous permettant d'adapter nos interventions.
Dans le cas spécifique de dons en ligne depuis notre site web, la transaction est assurée par une plateforme sécurisée sur laquelle est effectué le paiement en ligne. Le RSABM ne dispose d'aucun accès à vos coordonnées bancaires.
Utilisation prévue de ces renseignements personnels
Nous pourrions utiliser vos renseignements personnels aux fins suivantes :
- Vous identifier comme utilisateur de notre site web et comme membre, le cas échéant;
- Établir et maintenir notre relation avec vous;
- Vous fournir des services de façon continue;
- Adapter nos différentes interventions;
- Communiquer avec vous dans le cas de questions, commentaires ou suggestions ;
- Prévenir les erreurs et la fraude;
- Nous conformer à nos obligations légales.
Vos renseignements personnels ne seront pas utilisés à d'autres fins que celles décrites plus haut à moins d'obtenir votre consentement ou dans la mesure permise ou exigée par la loi.
Partage de vos renseignements personnels
Dans le but d'assurer une continuité des soins et services de votre aidé, nous pouvons être amenés à transmettre vos informations personnelles à des partenaires de confiance (CIUSSS, médecin, pharmacien, infirmière, travailleuse sociale), une fois votre consentement obtenu.
Utilisation de fichiers témoins (« cookies »)
Nous utilisons des cookies pour améliorer votre expérience de navigation et pour mieux comprendre comment vous utilisez notre site web. Les cookies sont de petits fichiers qui sont stockés sur votre ordinateur lorsque vous visitez notre site web. Ils contiennent des informations telles que la langue d'affichage et certaines habitudes de navigation. Ces données sont utilisées à des fins statistiques, ainsi que pour activer certaines fonctionnalités et faciliter votre navigation. Les informations recueillies par les cookies sont confidentielles en tout temps. Vous pouvez désactiver ou bloquer les cookies en configurant les paramètres de votre navigateur.
Liens vers d'autres sites web
Notre site web pourra proposer de temps à autre des hyperliens vers d'autres sites. Les renseignements échangés sur ces sites ne sont pas assujettis à la présente Politique de confidentialité, mais à celles des sites externes concernés, s'il en existe. Le cas échéant, nous vous invitons à les consulter avant de communiquer vos renseignements personnels.
Délais de conservation
Vos informations personnelles sont conservées uniquement pour le temps correspondant aux fins pour lesquelles elles ont été collectées, et ce, à moins qu'une durée de conservation plus longue ne soit exigée ou autorisée par la loi.
Conditions d'accès, de rectification et de retrait
Une fois que nous vous avons bien identifié, vous pouvez demander de consulter les renseignements personnels que nous possédons à votre sujet, selon ce que la loi autorise ou exige. Dans certains cas, une demande écrite de votre part peut être nécessaire.
S'il y a des modifications à apporter à vos renseignements personnels, il est préférable de communiquer avec nous rapidement par téléphone ou par courriel afin de maintenir à jour votre dossier et nos bases de données.
Coordonnées du Responsable de la Protection des Renseignements Personnels
Pour toute question au sujet du traitement ou de la mise à jour de vos renseignements personnels ou pour nous faire part de toute préoccupation à cet égard, veuillez communiquer avec nous par le biais de l'adresse courriel suivante confidentialite@rsabm.ca ou par téléphone au (450) 263-4236.
Le responsable de la protection des renseignements personnels prendra contact avec vous dans les trente (30) jours suivant la réception de votre courriel.
Mise à jour de la politique ci-dessus
Nous pouvons modifier le contenu de ce document et de notre Politique relative à la protection des renseignements personnels à tout moment. Nous vous invitons donc à la consulter de manière régulière afin de demeurer informé de la manière dont nous traitons les renseignements personnels.
Cette version a été adoptée par le conseil d'administration du RSABM à la rencontre du 22 février 2024.